Asamblea General

¿Sabía usted que una asamblea de propietarios es una reunión donde se discuten una serie de temas relacionados con la administración del Edificio, a fin de que a través del voto la asamblea exprese si está de acuerdo o no con cada uno de los temas?

La asamblea de propietarios, denominada asamblea general, es el máximo organismo de dirección y administración de un Edificio y está integrada por los propietarios de bienes privados o sus representante o delegados.

Hay varias clases de asamblea general:

• La asamblea ordinaria u obligatoria, convocada por el Administrador,  que se realiza al menos una vez al año (por ley en los tres primeros meses del año), con el fin de examinar la situación financiera del Edificio, efectuar nombramientos y aprobar el presupuesto de la nueva vigencia. 
• La asamblea por derecho propio cuando el Administrador no convoca a la asamblea ordinaria. La Ley 675 de 2001 ordena que los propietarios tienen la obligación de reunirse el primer día hábil del cuarto mes (ver mayor información en la publicación quórums y mayoría calificadas).  
• Las asambleas extraordinarias para tratar temas urgentes y necesidades imprevistas del edificio que así lo ameriten, y convocadas por el Administrador, el consejo de Administración, el Revisor fiscal o un número plural de propietarios que representen al menos la quinta parte de los coeficientes de copropiedad. 
• La asamblea de segunda convocatoria convocada por el Administrador cuando no se reúne el quórum para deliberar en la asamblea ordinaria o extraordinaria. 
• La asamblea universal son reuniones no informarles de todos los propietarios de bienes privados realizadas en cualquier lugar, día y hora sin previa convocatoria.

Todas estas reuniones se llaman reuniones presenciales, porque requiere la presencia física de los propietarios para que deliberen frente a frente en el lugar establecido en el reglamento de propiedad horizontal o en su defecto por la ley. En la publicación reuniones no presenciales se trata lo relativo a las reuniones no presenciales. Las Asambleas o reuniones presenciales es el tema del presente artículo.

Los temas a tratar en las asambleas ordinarias están enmarcados dentro de las funciones que la ley les establece.  Alguno de esos temas o funciones en la asamblea ordinaria son las siguientes:

1. Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que deberán someter a su consideración el Consejo Administrativo y el Administrador.

El balance, el estado de resultados e informes comparativos así como el presupuesto para la nueva vigencia (incluida la prima de seguros) deben ser preparados por el Administrador, junto con sus respectivas notas, quien los someterá a consideración del Consejo de Administración. Si no hay acuerdo total entre estos dos órganos entonces las diferencias deben ser conocidas por la Asamblea, quien tomará la decisión final.

Esos informes se deben caracterizar  por su concisión, claridad, neutralidad y facilidad de consulta para que puedan ser comprendidos y aprobados por los propietarios del edificio o conjunto, y si se diera el caso por terceros en un contexto de crédito.

2. Aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias, así como incrementar el fondo de imprevistos, cuando fuere el caso.

El presupuesto, según  Real Academia de La Lengua, significa "cómputo anticipado del coste de una obra o de los gastos y rentas de una corporación".  Es un plan que expresa lo que la administración tratará de realizar en la siguiente vigencia. 

Con relación a la propiedad horizontal, el presupuesto es la determinación clara y certera de los gastos en los que incurrirá el edificio o conjunto en la siguiente vigencia presupuestal y de los recursos patrimoniales (ver publicación patrimonio del edificio) para poder atenderlos. Es la herramienta técnica mediante la cual los órganos administrativos y los propietarios, individual o colectivamente, controlarán su ejecución

El presupuesto es un mecanismo de administración y control muy importante y por eso la ley de propiedad horizontal (Ley 675 de 2001) lo establece como una función indelegable de la asamblea en sus reuniones ordinarias (convocada por el administrador o por derecho propio), segunda convocatoria, y extraordinaria. Si en ninguna de estas reuniones  - en su orden - es aprobado el presupuesto por los propietarios o no toman decisión al respecto, entonces estaremos asistiendo a un futuro de demandas, deterioro y destrucción total del edificio.

3. Otorgar autorización al administrador para realizar cualquier erogación con cargo al Fondo de Imprevistos de que trata la ley 675 de 2001.

El fondo de imprevistos lo destinó la ley de propiedad horizontal (ley 675 de 2001) exclusivamente para atender las expensas imprevistas, es decir, expensas o gastos que no se pueden prever y que al presentarse es necesario atenderlas lo más pronto posible para evitar daños mayores. De acuerdo a esta función, el administrador podrá disponer de tales recursos (en una cuenta a la vista) previa aprobación de la Asamblea General y de conformidad con lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal.

4. Nombrar y remover libremente para períodos determinados o los establecidos en el reglamento de propiedad horizontal  al administrador cuando no exista consejo de administración y fijarle su remuneración, a los miembros del comité de convivencia, los miembros del consejo de administración (cuando exista) y al Revisor Fiscal. Se pueden nombrar suplentes para el administrador y el Revisor Fiscal.

Los propietarios que reúnan los requisitos o perfil requerido para el cargo de Administrador pueden presentar su nombre o el de otros propietarios al Consejo de Administración, quien hará un detallado estudio de esos candidatos, y de los que considere este órgano, para finalmente nombrar uno para el nuevo periodo o para nombrarlo en caso de reemplazo o remoción del titular.

El Consejo de Administración puede presentar propuestas a la Asamblea para el Revisor fiscal o los miembros del comité de convivencia, creando un comité especial (comité asesor) para tal propósito, conformada por propietarios o residentes de altas calidades morales. La Asamblea decidirá  a quienes elegir.

Por último, en relación a esta función de nombramientos, los propietarios que reúnan los requisitos o perfil requerido para el cargo de consejero pueden presentar al comité especial su nombre o varios propietarios pueden presentar listas de conformación del consejo, para que a través de un procedimiento apropiado se presente a la Asamblea al menos dos opciones o listas de conformación de consejo para que este órgano elija una, y de esta manera se evite la falta de idoneidad o perpetuación de los consejeros que en nada aportan al bienestar de la comunidad.

5. Parágrafo artículo 38 Ley 675. - La Asamblea podrá delegar en el consejo de administración, cuando exista, las funciones indicadas en el numeral 3 del presente artículo.
La única función que puede delegar la Asamblea al Consejo, cuando exista, es la relativa al nombramiento y remoción de los miembros del comité de convivencia. Las demás funciones son indelegables, entre ellas la aprobación del presupuesto anual, aprobación de cuotas extraordinarias para arreglos imprevisibles cuando el saldo del saldo del fondo de imprevistos (en una cuenta de ahorros) es insuficiente para sufragar la expensa imprevista, aprobación de erogaciones con cargo al fondo de imprevistos para atender daños presentados de un momento a otro.

Las funciones que se acaban de describir, y obviamente todas las establecidas en el reglamento de propiedad horizontal y en ley 675 de 2001, hacen ver porqué es importante que los propietarios (al día o no en sus cuotas) asistan a las asambleas para que expongan sus comentarios u opiniones sobre cada tema de la convocatoria, y así se puedan considerar todas las opciones a favor y en contra antes de que tomen una decisión expresada mediante su voto, que junto con el de los demás propietarios formarán la voluntad de la asamblea que obliga a todos, tanto a los ausentes como a los disidentes.

Las asambleas ordinarias deben deliberar con un número de propietarios que representen  más de la mitad de los coeficientes de la copropiedad (quórum deliberatorio), y por esto, en caso de que no pueda asistir, es necesario que otorgue poder a su cónyuge o a un hijo mayor o a cualquier persona de su confianza para que en su nombre asista y lo represente (delibere y vote). Si no lo hace, estará sujeto a la sanción que para el efecto establezca el reglamento.
Completado el quórum para deliberar, la asamblea procederá a discutir, a controvertir y a decidir sobre los temas de la convocatoria y temas no incluidos. 

Las decisiones de temas de contenido económico se tomarán con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad de los asistentes (quórum decisorio), exceptuando:

1. los casos en que la ley o el reglamento de propiedad horizontal exijan un quórum superior, y
2. las reuniones de segunda convocatoria.  

Las decisiones de  temas de contenido no pecuniario  se tomarán con el voto favorable de la mitad más uno de las apartamentos o unidades privadas del edificio o conjunto de los propietarios asistentes.

Las asambleas extraordinarias sesionarán y decidirán con el quórum y porcentajes de coeficientes de propiedad establecidos en la ley o reglamento de propiedad horizontal.

En la publicación quórums y mayorías calificadas se trata lo relativo al quórum de cada una de las reuniones señaladas por la Ley 675 de 2001.


Con respecto a las decisiones tomadas por la Asamblea (ordinaria o extraordinaria), esta responderá por:

• Las decisiones que ocasionen la ruina del edificio originadas por la no aprobación del presupuesto de mantenimientos y reparaciones esenciales 
• Los daños que causen esa ruina a terceros. 
• Las pólizas de seguros que sean insuficientes para la reconstrucción total del edificio ante siniestros de incendio y terremoto o que hallan sido mal contratadas
• Decisiones tomadas sin el quórum requerido
• Las decisiones que violen o vayan en contravía a la ley y a nuestro reglamento de propiedad horizontal

Obviamente esas decisiones, y cualesquiera otras decisiones equivocadas o ilegales, pueden ser impugnadas por cualquiera de los propietarios que votaron en contra de esas decisiones o por un grupo de estos o por propietarios que no pudieron asistir (ver publicación impugnación de decisiones).

La Asamblea responderá por los perjuicios que ṕor dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietario o a terceros. Sin embargo, es más correcto decir que los que responden son los propietarios, teniendo en cuenta que aquella no tiene existencia propia.

Además, la voluntad de nuestra persona jurídica (el Edificio) reside en los actos de la Asamblea (ordinaria o extraordinaria). Los actos de ésta son actos de aquella. En consecuencia, el Edificio será responsable de los daños o perjuicios que causen esos actos a terceros. La indemnización se hará con los recursos propios de la persona jurídica y en forma solidaria con los bienes de los propietarios que aprobaron esos actos. Naturalmente, la persona jurídica tiene derecho a ser indemnizada por éstos propietarios.

Las convocatorias a las asambleas debe hacerse  a todos los propietarios por escrito, a su última dirección registrada en el libro de registro de propietarios, y se debe dar a conocer la fecha, hora y lugar de la reunión,  la clase de asamblea, el orden del día, los temas que se tratarán, la relación de los propietarios morosos y los anexos financieros y de gestión administrativa que sean del caso.

La convocatoria a la reunión obligatoria anual (asamblea ordinaria) la hace el administrador y por lo menos con 15 días calendario de antelación y en ella se debería hacer explícito la fecha y hora de la asamblea de segunda convocatoria (indicados en el reglamento o en su defecto lo establecido por la ley). La convocatoria a las asambleas extraordinarias la puede hacer el administrador, el consejo administrativo, el Revisor Fiscal o un conjunto de propietarios que representen al menos la 1/5 de los coeficientes de copropiedad del edificio o conjunto. La convocatoria por derecho propio la puede hacer el consejo de administración o cualquier propietario.

La asamblea debería ser conducida por una persona experimentada en conducir reuniones en forma ordenada, que sepa evitar confrontaciones, que no permita salirse del orden del día, que no permita tratar temas que no sean de competencia exclusiva de la asamblea y que sepa someter a debate y a votación los temas o propuestas. Esa persona es el presidente de la asamblea nombrada por los asistentes a la reunión.

Las notas de la reunión para la posterior elaboración del acta son tomadas por el secretario de la reunión nombrada por los asistentes. Es recomendable que se graben las deliberaciones y decisiones a fin de que el secretario se pueda ayudar en esa tarea importante, delicada y complicada, o para que sirva como herramienta para dilucidar diferencias o para que sirva de prueba en caso de impugnaciones.

La Asamblea puede encargar a dos o más propietarios para que verifiquen la redacción del acta o la verdad de su contenido dentro del término de tiempo que establezca el reglamento de propiedad horizontal.

Finalmente, el acta de las decisiones de la Asamblea deberá ser firmada por el presidente y su secretario. La firma acredita los actos de la Asamblea (ordinaria o extraordinaria). La copia del acta debidamente suscrita será prueba suficiente de los hechos que contiene ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas.

Mayor información:
Reglamento de Propiedad Horizontal: Artículos 45, 46, 47, 48, 49, 53, 60
Ley 675 de 2001: Artículos 37, 38, 39, 40, 41, 47, 50, 51, 53
Corte constitucional: Sentencia C-522-02 
Código Civil: Artículos 2341 a 2359 (Responsabilidad extracontractual)

¿Sabía usted que cada rey de las cartas representa a un gran rey de la historia: - espadas: el rey David, - tréboles: Alejandro Magno, - corazones: Carlo Magno y - diamantes: Julio César?