Actas e Impugnación de decisiones

¿Sabía usted que el acta de una asamblea refleja siempre la verdad de lo tratado, sucedido y acordado, y que su contenido deberá ser inalterable, salvo el consentimiento expreso de los que en ella participaron y teniendo en cuenta las normas legales que sean aplicables a esta modificación?

El acta es el documento escrito donde se hace constar la síntesis de los temas tratados y de las decisiones tomadas por la Asamblea General, o Consejo de Administración, o cualquier otro órgano creado en la un edificio o conjunto.

Los edificios o conjuntos deben llevar libro de actas para cada órgano, y en él debe quedar transcritas las deliberaciones y decisiones que tomaron sus miembros y que se encuentran incorporadas en las respectivas actas.

Las actas de la asamblea general debe cumplir los requisitos mínimos de la ley de propiedad horizontal (Ley 675 de 2001) para la existencia, validez y eficacia de las decisiones. Esta ley preceptúa:

Artículo 47. Actas. Las decisiones de la asamblea se harán constar en actas firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse si es ordinaria o extraordinaria, además la forma de la convocatoria, orden del día, nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso.

En los eventos en que la Asamblea decida encargar personas para verificar la redacción del acta, las personas encargadas deberán hacerlo dentro del término que establezca el reglamento, y en su defecto, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la fecha de la respectiva reunión.

Dentro de un lapso no superior a veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión, el administrador debe poner a disposición de los propietarios del edificio o conjunto, copia completa del texto del acta en el lugar determinado como sede de la administración, e informar tal situación a cada uno de los propietarios.

En el libro de actas se dejará constancia sobre la fecha y lugar de publicación. La copia del acta debidamente suscrita será prueba suficiente de los hechos que consten en ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. El administrador deberá entregar copia del acta a quien se la solicite.

Parágrafo. Todo propietario a quien se le niegue la entrega de copia de acta, podrá acudir en reclamación ante el Alcalde Municipal o Distrital o su delegado, quien a su vez ordenará la entrega de la copia solicitada so pena de sanción de carácter policivo.

Las actas por conveniencia y de acuerdo a la legislación anterior de propiedad horizontal también deberían contener: el tipo de votación (pública, secreta), el número de votos a favor, en contra y en blanco para cada decisión, constancias escritas presentadas por los propietarios o delegados, fecha y hora de terminación de la reunión.

La ley exige para efectos probatorios que las actas estén debidamente firmadas por el presidente y el secretario de la asamblea (excepto las actas de reuniones no presenciales que serán firmadas por el Administrador). Las actas son el medio de prueba para las decisiones que requieran de un soporte legal. Por esto, es importante que las personas encargadas de la verificación de la redacción del acta examinen minuciosamente si el contenido expresa la verdad de lo tratado y decidido. En caso de que encuentren que el acta propuesta, por el secretario y el presidente, no refleja completamente la verdad de lo sucedido o de las decisiones adoptadas deben dejar de constancia de ello. Por lo anterior, es altamente recomendable la grabación de las reuniones de la Asamblea.

El Administrador de acuerdo a la ley 675 de 2001:

• Debe publicar el texto completo del  acta en la oficina del Administrador en un plazo no superior a los 20 días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión
• Informar a cada propietario de este acto a su última dirección registrada. 
• A entregar copia completa del acta (no solo partes) a los propietarios que la soliciten. Si no la entrega, entonces estaría violando el derecho de petición y el debido proceso. 

Con relación a la impugnación de decisiones de la Asamblea, la Ley 675 de 2001 preceptúa:

Artículo 49. Impugnación de decisiones. El administrador, el Revisor Fiscal y los propietarios de bienes privados, podrán impugnar las decisiones de la asamblea general de propietarios, cuando no se ajusten a las prescripciones legales o al reglamento de la propiedad horizontal. 

<Inciso derogado por el literal c) del artículo 626 de la Ley 1564 de 2012. Rige a partir del 1o. de enero de 2014. En los términos del numeral 6) del artículo 627, ver en Legislación Anterior el texto vigente hasta esta fecha>

Parágrafo. Exceptúanse de la disposición contenida en el presente artículo, las decisiones de la asamblea general, por medio de las cuales se impongan sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias, que se regirán por lo dispuesto en el Capítulo Segundo, del Título II de la presente ley.

No se incluye el inciso 2 del artículo anterior porque fue derogado por la Ley 1564 de 2012 (Código General de Proceso). Ahora de acuerdo al Artículo 382 del Código General de proceso, para el proceso de impugnación de actos o decisiones de asamblea, ya no se aplicará el proceso abreviado, sino el proceso verbal, y el término para interponer la demanda, aunque sigue siendo de dos meses, ya no se contará desde la fecha de publicación del acta, sino desde la fecha de celebración de la asamblea.

Además, ahora el proceso de impugnación no es exclusivo contra actos o decisiones de la asamblea, como lo señalaba el derogado artículo 49 de la ley 675 de 2001, sino que también se incluyen como impugnables las decisiones de Consejo de administración.

Obsérvese que, según ese artículo 49,  lo que se impugna no son las actas en si sino las decisiones o actuaciones de la Asamblea o del Consejo. Algunas decisiones o actuaciones que se pueden impugnar son:

• Las tomadas en reuniones cuya convocatorias son indebidas
• Las violatorias del reglamento de propiedad horizontal o de la ley.
• Las violatorias a los derechos fundamentales de los propietarios o residentes. 
• Las tomadas en Asambleas convocadas por quienes no tienen esa competencia.
• Las tomadas en Asambleas que no reúnen  el quórum para deliberar o decidir.
• Las tomadas en reuniones presenciales y no presenciales (comunicación escrita y comunicación simultanea o sucesiva) sobre temas no previstos en el orden del día.
• Las tomadas en reuniones de Asamblea realizadas después de la fecha máxima de celebración señalada por el reglamento de propiedad horizontal o en su defecto por la ley (dentro de los 3 meses siguientes al vencimiento de cada periodo presupuestal).
• Las decisiones tomadas en Asambleas pero que no registran en las actas o que aparecen en estas pero que en ningún momento se discutieron.
• Y otras que tengan que ver con las decisiones inexistentes, ineficaces o nulas.  

En propiedad horizontal, las decisiones adoptadas en reuniones de Asambleas que no son debidamente convocadas son decisiones ineficaces, además de las que la ley declare expresamente. La no convocatoria o la convocatoria irregular hace inexistente la asamblea, y esta inexistencia produce su nulidad absoluta, la cual debe ser declarada por un juez para castigar lo ilícito, lo contrario a la ley. Las decisiones adoptadas en una Asamblea sin reunir el quórum deliberatorio también produce la inexistencia de la Asamblea, y las decisiones tomadas en esa reunión viciada del defecto citado son ineficaces.

Una indebida convocatoria se da cuando no se tiene en cuenta el término de convocatoria (mínimo 15 días de antelación a la reunión), cuando no se hace llegar la notificación de convocatoria a cada uno de los propietarios tal y como lo establece el reglamento de propiedad horizontal o en su defecto la ley (por escrito), cuando no se hace en la sede del edificio o conjunto, cuando la Asamblea es convocada por quienes no tienen esa facultad, etc.

En la sección Mayor Información, abajo, se encuentran las normas que señalan los requisitos mínimos para que las decisiones de la Asamblea se consideren ajustadas a los estatutos y a la ley.

En la medida que las decisiones tomadas en la Asamblea se ajusten a esas normas, entonces esas decisiones serán eficaces y válidas.

Mayor información:
Reglamento de propiedad horizontal: Artículos 53, 55, 59, 60
Ley 675 de 2001: Artículos 39, 44, 45, 47, 49, 50, 51, 86
Código de Comercio: Artículos  186, 188, 190, 427, 429, 897, 898, 899

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