Presupuesto (revisado 2014-03)

¿Sabía usted que el presupuesto ordinario de un edificio o conjunto es un plan que expresa lo que la Administración hará en la siguiente vigencia respecto a la conservación y mejoramiento de la copropiedad y al bienestar de la comunidad?

El presupuesto es la columna vertebral de las operaciones de un edificio o conjunto, y por ello el administrador lo debe preparar y elaborar con el mayor cuidado para que los propietarios puedan responderse las siguientes preguntas:

• Qué mantenimientos, reparaciones y reposiciones necesitan los bienes comunes? 
• Qué mejoras se harán que valoricen el edificio? 
• Cuánto se pagará en sueldos, honorarios, servicios y otros gastos?
• Qué recursos se necesitarán para llevar a cabo las actividades anteriores?
• Cómo se van a obtener?

Un presupuesto bien hecho debe indicar:

1. Los ingresos de dinero que se requieren para la administración y prestación de servicios comunes necesarios para la existencia, seguridad, y conservación de los bienes comunes de acuerdo al manual o cartilla de mantenimiento del edificio o al plan anual de mantenimientos que presente la administración a la Asamblea General de propietarios,
2. En que momento se utilizarán, y
3. Qué hacer cuando los ingresos no alcancen para cubrir los gastos o se presenten nuevas erogaciones.

 De acuerdo a lo anterior, el presupuesto consiste de los siguientes cinco (5) pasos:

1. Determinación de necesidades
2. Proyección de los gastos
3. Proyección de los ingresos
4. Aprobación del presupuesto
5. Control del presupuesto

A continuación nos referimos a cada uno de esos pasos.

Primer paso: Determinación de necesidades
En la elaboración del presupuesto de gastos e ingresos se determina las necesidades y actividades que se propondrán llevar cabo en la siguiente vigencia presupuestal.

Un modelo de esas necesidades y actividades, expresadas como cuentas de egresos o gastos  es el siguiente:

1. Gastos de personal administrativo: administrador, revisor fiscal, contador
2. Gastos por asesoría técnica, jurídica, financiera a la Administración (honorarios)
3. Gastos de personal de servicios: portería o vigilancia, aseo
4. Impuestos: IVA, renta, industria y comercio, gravamen a los movimientos financieros
5. Gastos por servicios públicos y privados: acueducto, aseo, energía, gas, teléfono, celular, correo, internet
6. Gastos por aseguramiento edificio y otros: incendio, terremoto, terrorismo, responsabilidad contractual y extracontractual, otros riesgos
7. Gastos por mantenimiento, conservación y reparaciones de bienes comunes, tales como: motobombas, red hidráulica, lavado de tanques, depósitos de basuras, planta y red eléctrica, transformadores, red de citófonos, red de alumbrado, ascensores, escaleras,  rampas, prados, jardines, señales, maquinaria, equipos, muebles, computadores, gimnasio, piscina, baño turco, zonas comunes, pasillos, patios, vidrios, marquesinas, siliconado y sellado de ventanas, puertas, pintura fachadas, impermeabilización fachadas y cubiertas, zona de recreación niños, fumigaciones, parqueaderos
8. Gastos de inversión y mejoramiento  del edificio
9. Gastos por adecuaciones e instalación bienes comunes: plomería, electricidad, cerrajería, repuestos ascensores
10. Gastos de suministros: papelería, bombillas, extintores, elementos de aseo, elementos de cafetería, fotocopias
11. Integración: recreación, deportes, día de la madre, fiesta navidad
12. Otros gastos:  capacitación Órganos Administrativos, gastos financieros, regalos de navidad
13. Provisiones: deudores, planta y equipos, inversiones, otros activos 
14. Fondos de reservas a presentar para aprobación de la Asamblea General, la que definirá el  porcentaje a descontar, la cuantía del fondo o el tiempo de duración, y que tengan como objetivo el acometimiento de obras futuras del Edificio, y que la Asamblea autorizará trasladarlos de las utilidades líquidas del ejercicio o de de ejercicios anteriores, por lo que este fondo ni quita ni suma a los gastos.
15. Fondo de imprevistos: Mínimo el 1% de la suma de los gastos anteriores (1 a 14)

La Administración no debe posponer de un año para otro los mantenimientos o reparaciones esenciales simplemente para evitar que las cuotas de administración sean altas y asi no disgustar a los propietarios o residentes, porque se podrían producir daños más graves y mucho mas costosos que los mantenimientos hechos oportunamente. Por otro lado, nuestro patrimonio se iría deteriorando poco a poco, y en consecuencia el Administrador se vería obligado a  responder  por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave pueda ocasionar a la persona jurídica (detrimento patrimonial), a los propietarios o a terceros.

Algunos de los gastos anteriores se comportarán durante la  vigencia presupuestal como gastos fijos y otras como gastos variables. Fijos cuando sus valores no varían mensualmente, como los contratos laborales, contratos de prestación de servicios, contratos de mantenimiento, contratos de obra. Variables si son costos o gastos cuyos valores cambian mes a mes, tales como los servicios públicos, suministros, reparaciones locativas (plomería, electricidad, cerrajería). Es posible que algunos contratos se clasifiquen como variables.

Segundo paso: Proyección de los gastos.
Este paso consiste en realizar la proyección de cada una de las cuentas de gastos.

Las proyecciones de los  gastos que  dependen o bien del aumento salarial o bien del índice de precios al consumidor, factores que se conocen cada año en el mes de enero cuando precisamente se debe empezar la actividad del presupuesto, se obtienen multiplicando el factor que le corresponde por el  valor ejecutado en la vigencia anterior. Si es la primera vez, las proyecciones de esas cuentas se estimarán con el arquitecto o en base a la información obtenida en otros edificios o conjuntos.

Las proyecciones de los mantenimientos y las reparaciones de los bienes comunes, de las mejoras a la copropiedad y de la compra de seguros se determinan mediante la evaluación de propuestas o cotizaciones.

Para esas evaluaciones es de gran ayuda contar con el Manual de Mantenimientos de la copropiedad, el cual contiene los mantenimientos que deben realizarse, su periodicidad, la descripción técnica, áreas (M2) y el historial de fechas de realización y costos correspondientes. Lo mismo en relación al Manual de Seguros y el Manual de Evaluación de Propuestas.

Esos manuales, que debe liderar el Consejo de Administración, no solo facilitan la comunicación con los contratistas y aseguradoras y las evaluaciones de las cotizaciones sino que además por un lado permiten a los copropietarios conocer mejor su copropiedad para tomar decisiones más correctas y por el otro hacen transparente el paso de una administración a otra.

Un procedimiento de evaluación de cotizaciones para mantenimientos, reparaciones y mejoras que pueden seguir los Administradores, preferiblemente acompañados de un arquitecto, es el siguiente:

1. Seleccionar los contratistas
2. Elaborar solicitud de cotización: mantenimientos requeridos, sus características técnicas y anexando toda la documentación que sea necesaria. Una solicitud así tendrá propuestas muy completas.
3. Invitar a los contratistas para que presenten sus propuestas, indicando el lugar, fecha y hora límites para su recepción, fechas visitas al edificio o conjunto, requisitos contratistas (experiencia, garantía), requisitos propios (plazo de ejecución, fecha de iniciación, costo presupuestado en base al último mantenimiento ejecutado), y los criterios de evaluación (experiencia, calidad, garantía, precio) con los cuales se a acostumbra a calificar este tipo de propuestas.
4. Recibir propuestas y determinar cuáles cumplen con los requisitos. Las que no cumplan alguno serán rechazadas.
5. Definir puntajes máximos a cada criterio de evaluación (de tal manera que la suma de todos sea 100). Ejemplo: Experiencia 15, Calidad 10, Garantía 5, Precio 70.
6. Definir calificación de criterios de evaluación. Ejemplos: Cada año de experiencia implica 30 puntos más, Cada especificación técnica adicional (calidad) representa 20 puntos más, Cada opción adicional de garantía gana 25 puntos mas, Precio se calcula multiplicando su puntaje máximo (70, según el punto 5) por precio mínimo de las propuestas que se están evaluando dividido por precio de la propuesta que se estudia.
7. Calificar cada propuesta de acuerdo a los criterios de evaluación de los numerales 5 y 6 anteriores.
8. Seleccionar las tres mejores propuestas y presentarle a la Asamblea un cuadro comparativo de las tres para que seleccione la más conveniente, una vez que el Administrador explique las opciones a favor y en contra de cada una de esas propuestas.
9. Comunicar al contratista finalmente seleccionado.

La evaluación de las cotizaciones de compras de seguros, aunque puede seguir el mismo procedimiento que la de mantenimientos, será tratada en la publicación  "Seguros en la propiedad horizontal". La diferencia esencial consiste en que en la evaluación de seguros el criterio más importante es la calidad (por lo tanto esta es la que recibe el puntaje más alto) y no el precio. Además cada aseguradora tiene su propio abanico de opciones para atraer a los posibles clientes, lo que requiere un estudio mucho mas concienzudo para determinar cual es la mejor propuesta.

Estas evaluaciones deben realizarse antes de la Asamblea Ordinaria, para poder presentarle las 3 mejores propuestas y una recomendación. El proceso de evaluación de cotizaciones debiera empezarse en octubre o noviembre para que los resultados de selección de las mejores propuestas empaten con la iniciación del proceso de presupuesto en enero del siguiente año.

El factor de aumento (disminución) de los demás gastos se pueden calcular como el promedio de los correspondientes valores en los últimos 3 o 5 años. Una vez que se determinen estos factores de aumento (disminución) de cada uno de estos gastos se procede a multiplicarlo por su valor ejecutado en la vigencia anterior para obtener la proyección de cada gasto en la nueva vigencia.

Tercer paso: Proyección de los ingresos.
Obviamente, la principal fuente de esos ingresos de dinero está constituida por las cuotas de administración, y por lo tanto, en una primera aproximación, la totalidad de esas cuotas (menos los descuentos por pronto pago) debe ser mínimo igual al total de gastos determinados en el primer paso arriba (suma de los gastos 1 a 15), porque si son menores estaríamos desde un principio en déficit.

Además de esa fuente (cuotas de administración) se podrían tener en cuenta los siguientes adicionales:

• Recuperación de cartera morosa  (cuotas ordinarias y extraordinarias, intereses por mora) por acuerdos de pago en ejecución o acuerdos logrados en procesos ejecutivos
• Intereses a recibir (por cuentas bancarias, inversiones)
• Rentas producidas por los bienes comunes (alquiler salón comunal, parqueaderos visitantes, gimnasio, arrendamientos bienes recibidos en dación de pagos)
• Créditos bancarios

La proyección de algunos de estos ingresos o su factor de aumento (disminución) se puede calcular como el promedio de los correspondientes valores en los últimos 3 o 5 años. Una vez se calculen esos factores para cada ingreso se procede a multiplicarlo por su valor ejecutado en la vigencia anterior para obtener su proyección en la nueva vigencia presupuestal. En idéntica forma se procede para los descuentos por pronto pago de las cuotas de administración.

Por último, se determina si esos ingresos adicionales son relevantes en su cuantía o no. Si son significativas, entonces se podrían tener en cuenta para disminuir el valor de las cuotas de administración calculada en la primera aproximación o dejarlas para un posible superávit al término de la nueva vigencia.La decisión la tomaría la Asamblea Ordinaria.

Cuarto paso: Aprobación del presupuesto

Una vez elaborado el presupuesto anual del edificio por el Administrador,  este lo presentará al Consejo de Administración para su consideración.  Si no hay acuerdo total entre estos dos Órganos, entonces las diferencias deben ser conocidas por la Asamblea para que sea ella quien decida.   Si hay acuerdo la decisión de aprobar el presupuesto quedará en manos de la Asamblea. Aprobado el presupuesto, se iniciará su ejecución y se controlará mínimo trimestralmente.

Al Informe de Presupuesto de la nueva vigencia se le deben anexar Notas que expliquen y justifiquen brevemente cada rubro presupuestado.

Si las cuotas de administración quedan muy elevadas debido al alto costo de algunos mantenimientos, entonces la Asamblea puede decidir en no cobrar mensualmente las cuotas de algunos de esos mantenimientos sino hacer su cobro en 2 o 3 o 4 cuotas cercanas a la fecha de iniciación y según el plazo de ejecución y pagos programados. Ver la publicación sobre contribución a las expensas comunes.

Quinto paso: Control del presupuesto.
Como se dijo, el presupuesto  constituye una herramienta formidable para planear o expresar lo que la Administración quiere hacer en la siguiente vigencia. Pero, es también un dispositivo de control, ya que permite  comparar lo presupuestado contra lo realmente ocurrido según contabilidad, y así detectar diferencias o variaciones (positivas o negativas),  conocer las causas de esas variaciones y tomar oportunamente acciones correctivas que sean necesarias. 

Una vez se apruebe el presupuesto, viene luego un determinado periodo de tiempo – mensual, trimestral - en el que se producen  resultados reales, que son registrados por contabilidad.  A esta fase  se la   denomina   ejecución presupuestal.

Con el Informe de Ejecución del Presupuesto correspondiente a esa ejecución presupuestal – que compara los estados de resultados presupuestados y los estados de resultados reales suministrados por contabilidad - se determinan las variaciones (positivas o negativas) que pueden ser  indicadores de  una adecuada o inadecuada actuación administrativa.

Unas variaciones positivas en los  ingresos significa que los ingresos reales, reportados por contabilidad, excedieron los presupuestados (por ejemplo: recuperación de cartera),  y unas variaciones negativas de los gastos significa que los gastos reales, suministrados por contabilidad, estuvieron por debajo de los presupuestados (por ejemplo: malas proyecciones).

Por el contrario, unas variaciones negativas en los ingresos significa que los ingresos reales, reportados por contabilidad, estuvieron por debajo de los presupuestados (por ejemplo: aumentaron los deudores morosos),  y una variación positiva en los gastos significa que los gastos reales, suministrados por contabilidad, estuvieron por encima de los presupuestados.

Cuando se hayan calculado todas las variaciones para una ejecución presupuestal dada, se pueden investigar aquellas que superen ciertos límites previamente fijados por la Asamblea en la aprobación del presupuesto, para que se puedan tomar acciones correctivas en forma oportuna.

Al  Informe de Ejecución del Presupuesto se le deben anexar Notas que incluyan una explicación breve de cada rubro del presupuesto, y especialmente cuando impacta la utilidad operativa en forma negativa o que puedan dar origen al incumplimiento en el futuro de otros rubros del presupuesto – pago de nómina, mantenimientos importantes - caso en cual si fuera necesario la Administración debe justificar a la Asamblea de manera clara y de fondo que ocurrió y la necesidad de modificar el presupuesto.

Finalmente, los propietarios en la Asamblea ordinaria y respecto al presupuesto:

1. Deben evitar que el Administrador presente presupuestos ordinarios que no contemplan las obras y gastos que son necesarios para la existencia, estabilidad y seguridad del edificio o conjunto. Esta es una táctica utilizada por los Administradores para presentar a la Asamblea bajas cuotas de administración con el propósito de que les sea aprobado el presupuesto o para evitar una nueva Asamblea. Esta táctica produce a la larga que el edificio se deteriore hasta su destrucción, y que los bienes privados se desvaloricen. 
2. Deben evitar que durante la ejecución del presupuesto se incluyan gastos que no fueron presentados en la Asamblea Ordinaria o que no han sido autorizados por la Asamblea.
3. Deben evitar que los ingresos aprobados por la Asamblea para la nueva vigencia sean utilizados para cubrir gastos de la vigencia anterior.
4. Deben tener presente que el el presupuesto no debe ser únicamente para pagar nóminas y servicios públicos sino para valorizar continuamente nuestro patrimonio.
5. Deben controlar que el presupuesto ordinario no contenga ninguna clase de gastos o cuotas extraordinarias para realizar mejoras u obras de ningún tipo. 
6. Deben tener presente que el presupuesto como proyección hacia el futuro puede ser afectado por situaciones imprevistas, que dependiendo de su urgencia pueden solucionarse en su momento, usando el fondo de imprevistos  y así evitar el cobro de esas expensas o cuotas  o gastos extraordinarios.
7. Deben verificar que se cumpla la Ley 675 de 2001 en relación al fondo de imprevistos
8. Deben exigir que se incluya el valor de las primas de los seguros ordenadas por esa ley. 
9. Deben saber que el presupuesto también debe incluir aquellos gastos que, sin implicar desembolsos de efectivo, puedan afectar los resultados del ejercicio y ser objeto de provisión.

Mayor información:

Presupuesto público de la nación
Reglamento de propiedad horizontal: Artículos 59, 60
Ley 675 de 2001: Artículos 50 y 51

Código Civil: Artículos 2341 a 2359

¿Sabía Usted que la palabra "cementerio" proviene del griego 'koimetirion' que significa dormitorio.