Reuniones no presenciales

¿Sabía usted que la ley de propiedad horizontal creó otros tipos de reunión para evitar la dificultad de reunir a los propietarios en asambleas extraordinarias cuantas veces quieran o sea necesario?

Esos nuevos tipos de reunión en la propiedad horizontal se denominan reuniones no presenciales, porque no requieren la presencia física de los propietarios o representantes para discutir cara a cara cada uno de los temas planteados en la convocatoria, y tomar las decisiones de acuerdo a la preferencia de los propietarios que asistan.

Una de esas reuniones que nos permite la ley de propiedad horizontal (Ley 675 de 2001) es la que se conoce precisamente con el nombre de reuniones no presenciales, y hay una segunda que se conoce con el nombre de decisiones por comunicación escrita.

Las asambleas no presenciales tratan, discuten y toman decisiones sobre los temas previstos en la convocatoria a través de canales de comunicación simultanea (teleconferencia o chats o videoconferencia), canales de comunicación sucesiva (correo o mensajes electrónicos en bloque y unos tras otros), y otros que permitan la deliberación y decisión simultaneas y que dejen registro de todo lo conversado. La Ley 675 de 2001 las describe así:

Artículo 42. Reuniones no presenciales. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la asamblea general cuando por cualquier medio los propietarios de bienes privados o sus representantes o delegados puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva de conformidad con el quórum requerido para el respectivo caso. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado, de lo cual dará fe el revisor fiscal de la copropiedad.

PARÁGRAFO. Para acreditar la validez de una reunión no presencial, deberá quedar prueba inequívoca, como fax, grabación magnetofónica o similar, donde sea claro el nombre del propietario que emite la comunicación, el contenido de la misma y la hora en que lo hace, así como la correspondiente copia de la convocatoria efectuada a los copropietarios.

El canal seleccionado (videoconferencia, televideo, correo electrónico, otros) para la comunicación simultanea o sucesiva debe permitir a los propietarios o delegados poder intervenir, discutir,  controvertir y  decidir sobre los diversos temas de la convocatoria, y dejar una constancia probatoria de esto (como fax, grabación magnetofónica, vídeos, filmaciones), para que se pueda reproducir el día que sea necesario ante un propietario o un tercero. Las Asambleas por comunicación sucesiva requieren la presencia del Revisor Fiscal para que acredite que que esa comunicación ocurrió de manera inmediata.

Por otro lado, las asambleas de decisiones por comunicación escrita son asambleas en las que los propietarios o representantes únicamente deciden sin  discutir los temas de la convocatoria. No deliberan. El objeto es que aprueben o imprueben por escrito cada una de las propuestas plateadas en la convocatoria.  La Ley 675 de 2001 las define así:

Artículo 43. Decisiones por comunicación escrita. Serán válidas las decisiones de la asamblea general cuando, convocada la totalidad de propietarios de unidades privadas, los deliberantes, sus representantes o delegados debidamente acreditados, expresen el sentido de su voto frente a una o varias decisiones concretas, señalando de manera expresa el nombre del copropietario que emite la comunicación, el contenido de la misma y la fecha y hora en que se hace.

En este evento la mayoría respectiva se computará sobre el total de los coeficientes que integran el edificio o conjunto. Si los propietarios hubieren expresado su voto en documentos separados, estos deberán recibirse en un término máximo de un (1) mes, contado a partir del envío acreditado de la primera comunicación.

Los propietarios, en este tipo de reuniones, pueden expresar su voto en el mismo documento de convocatoria marcando su preferencia (por ejemplo: SI, si está de acuerdo, o NO, si no está de acuerdo) para cada una de las propuestas. También puede votar en blanco.  En caso de que decidan expresar su voto en documentos separados, estos deberán recibirse máximo a los 30 días de la fecha de convocatoria debidamente firmados o por correo certificado. Estas Asambleas no requieren la presencia del Revisor Fiscal.

Ahora bien, de acuerdo al articulo 44 de la Ley 675 de 2001 todos los propietarios deben participar en las reuniones no presenciales y de decisiones por escrito, y además:

• Si en las reuniones no presenciales alguno de los propietarios no participa en la comunicación simultánea o sucesiva, las decisiones adoptadas serán ineficaces. Si participan todos, entonces las decisiones podrán tomarse con la mayoría decisoria exigida por la ley o el Reglamento.
• Si en las reuniones de decisiones por comunicación escrita alguno de los propietarios no expresa el sentido de su voto o no lo envía en un término máximo de un mes, las decisiones tomadas serán ineficaces.  Si participan todos, entonces las decisiones podrán tomarse con la mayoría decisoria exigida por la ley o el Reglamento.

Finalmente, en ambos tipos de asambleas no presenciales:

• La convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de propietarios a la última dirección registrada por los mismos, y contenida en el libro de registro de propietarios
• La convocatoria contendrá una relación de los propietarios que tengan cuotas en mora. 
• La convocatoria la podrá hacer el Consejo de Administración, el Administrador, el Revisor Fiscal o un número de propietarios que represente la quinta parte de los coeficientes de copropiedad del edificio o conjunto
• La convocatoria no puede contener propuestas que impliquen mayoría calificada (ver publicación  quórums y mayorías calificadas o el Artículo 46 Ley 675 de 2001)
• No se puede tomar decisiones sobre temas no previstos en la convocatoria
• Debe contar con la participación de todos los propietarios (al día o en mora) o delegados para expresar su opinión o voto
• Las decisiones adoptadas serán ineficaces cuando alguno de los propietarios no participe o no exprese el sentido de su voto o se excede del término de los 30 días arriba señalados
• Debe levantarse acta escrita, firmarse y asentarse en el libro respectivo, suscribirse por el representante legal y comunicarse a los propietarios dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en el se concluyó el acuerdo.

Mayor información:

Reglamento de propiedad Horizontal: Artículos 47, 50, 51, 53, 56
Ley 675 de 2001: Artículos 39, 42, 43, 44, 46, 47
Ley 222 de 1195: Artículos 19, 20 y 21

¿Sabía usted que el proveedor debe disponer en el mismo medio en que realiza comercio electrónico, de mecanismos para que el consumidor pueda radicar sus peticiones, quejas o reclamos, de tal forma que le quede constancia de la fecha y hora de la radicación, incluyendo un mecanismo para su posterior seguimiento?