Consejo de Administración

¿Sabía usted que el Consejo de Administración tiene como función fundamental actuar como intermediario entre la asamblea general y el administrador, razón por la cual le corresponde tomar las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla con sus fines?

Al Consejo de Administración, como se acaba de decir, le corresponde tomar las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines: a) administrar correcta y eficazmente los bienes y servicios comunes, b) explotar económicamente los bienes comunes para obtener recursos que se destinen al pago de las expensas comunes, c) a cumplir y hacer cumplir la ley y el reglamento de propiedad horizontal.

El Consejo de Administración asesora al Administrador y demás órganos, vigila de manera objetiva e imparcial que los recursos patrimoniales de la persona jurídica sean manejados de manera transparente, eficiente y eficaz .

Para lo anterior, es necesario que el Consejo desarrolle reglamentos internos o cartillas o manuales que ayuden a la administración y demás órganos en sus tareas diarias y periódicas,  que sirvan al mismo tiempo de control de su gestión por parte de los propietarios y residentes, y que éstos tengan acceso a esas cartillas como garantía de transparencia.  Además esos reglamentos facilitan la transición de una administración a otra. Es la actividad por excelencia de un Consejo de Administración.

Entre esas cartillas o manuales están las siguientes:

• Manual de mantenimientos, donde se indique para cada cada mantenimiento su descripción, el bien común que se va a mantener, dimensiones o superficie cuando sea el caso, cada cuanto hay que realizarlo, fecha de realización, duración, los contratistas que pueden hacerlo, el costo, el impacto en la cuota de administración, los riesgos de no realizarlo en los periodos instituidos, etc. 
• Manual de gestión del cobro de cartera, donde se señalen las actividades que debe llevar a cabo el Administrador en su función de recaudo de cuotas de administración. 
• Manual de políticas contables, financieras, administrativas
• Manual de reglamento de funcionamiento de cada Oŕgano de Administración que definan lo relativo a convocatorias, reuniones, asistencia miembros, quórums, renuncias, revocatorias, actas, funciones presidente y secretario asamblea y consejo y comité convivencia, etc.
• Cartilla de contabilidad de la copropiedad, que describa cada una de las cuentas de la copropiedad y su dinámica, y las principales políticas contables.
• Cartilla de presupuesto, donde se describa el procedimiento para calcular el presupuesto y las cuotas de administración.
• Manual de seguridad del edificio o conjunto
• Manual de riesgos y planes de contingencia del edificio o conjunto.
• Manual de seguros.
• Otros que sean necesarios

Todos esos manuales y cartillas deben aprobadas por la Asamblea de propietarios del edificio o conjunto.

El consejo de administración está constituido por un número impar, mayor a 3,  de miembros titulares e igual número de suplentes, todos propietarios de unidades de vivienda en el edificio o conjunto, y es obligatorio en los conjuntos o edificios de uso residencial que tengan más de 30 bienes privados, diferentes a parqueaderos o depósitos.

El consejo debe estar conformado por miembros que tengan aptitud y vocación de servicio, y preferiblemente de diferentes profesiones (abogado, administrador de empresas, administrador financiero, administrador de sistemas) debido al nivel administrativo que se requiere para que la persona jurídica pueda cumplir sus fines. Sus miembros deben conocer el reglamento de propiedad horizontal, saber lo esencial de contabilidad y presupuestos, tener conocimientos básicos de la Constitución y de la ley de propiedad horizontal, y tener una reconocida moralidad.

Lo anterior porque el Consejo como órgano de dirección y administración responderá por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Realmente son los miembros del Consejo los que responden (ya que el Consejo en si no tiene existencia propia). Sus miembros responderán por mala gestión, falta de cuidado y diligencia, violación de la ley o del reglamento, extralimitación de funciones, incumplimiento de funciones. La responsabilidad surge por acción u omisión de los consejeros, que  deben obrar con buena fe, con la lealtad y la diligencia de un buen padre de familia.

En este caso, la voluntad de nuestra persona jurídica (el Edificio) reside en los actos del Consejo de Administración. Los actos de éste son actos de aquella. En consecuencia, el Edificio será responsable de los daños o perjuicios que causen esos actos a terceros. La indemnización se hará con los recursos propios de la persona jurídica y en forma solidaria con los bienes de los consejeros autores de esos actos. Obviamente, la persona jurídica tiene derecho a ser indemnizada por los miembros que cometieron la falta (falta de gestión, mala fe).

La elección de los miembros del Consejo de Administración está a cargo de la Asamblea General, evento que debe constar en el acta de Asamblea Ordinaria,y debería iniciar su mandato tan pronto se le entregue a cada uno el acta debidamente legalizada de su elección y nombramiento, que es la prueba para todos los efectos legales.

El Consejo de Administración debería presentar propuestas a la Asamblea para el Revisor fiscal o los miembros del comité de convivencia, creando un comité especial (comité asesor) para tal propósito, conformada por propietarios o residentes de altas calidades morales. La Asamblea decidirá  a quienes elegir. Los propietarios que reúnan los requisitos o perfil requerido para el cargo de consejero pueden presentar listas de conformación del consejo, para que ese comité de propietarios haga el estudio de perfil y moralidad, y presente a la asamblea al menos dos opciones o listas de consejo para que este órgano elija una.

Las funciones del Consejo Administrativo deben definirse en el reglamento de propiedad horizontal. La ley de propiedad horizontal (Ley 675 de 2001) le asignó las siguientes:

Las actuaciones del consejo de administración, tendientes a la imposición de sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias, deberán consultar el debido proceso, el derecho de defensa, contradicción e impugnación.

La dirección y administración de la persona jurídica corresponde a la asamblea general de propietarios, al consejo de administración, si lo hubiere, y al administrador de edificio o conjunto.

Decidir, salvo en el caso que corresponda al consejo de administración, sobre la procedencia de sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley y en el reglamento de propiedad horizontal, con observancia del debido proceso y del derecho de defensa consagrado para el caso en el respectivo reglamento de propiedad horizontal.

La asamblea general podrá delegar en el Consejo de Administración, cuando exista, el nombrar y remover libremente a los miembros del comité de convivencia para períodos de un año, en los edificios o conjuntos de uso residencial. 

La asamblea se reunirá en forma extraordinaria cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten, por convocatoria del administrador, del consejo de administración, del Revisor Fiscal o de un número plural de propietarios de bienes privados que representen por lo menos, la quinta parte de los coeficientes de copropiedad.

La representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio o conjunto corresponderán a un administrador designado por la asamblea general de propietarios en todos los edificios o conjuntos, salvo en aquellos casos en los que exista el consejo de administración, donde será elegido por dicho órgano, para el período que se prevea en el reglamento de copropiedad. Los actos y contratos que celebre en ejercicio de sus funciones, se radican en la cabeza de la persona jurídica, siempre y cuando se ajusten a las normas legales y reglamentarias.

El administrador deberá preparar y presentar a consideración del consejo de administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.

Para efectos de suscribir el contrato respectivo de vinculación con el administrador, actuará como representante legal de la persona jurídica el presidente del consejo de administración o, cuando este no exista, el presidente de la asamblea general.

El consejo de administración deberá tomar las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines y cumplir las disposiciones legales y estatutarias. 

Las sanciones previstas en el artículo 59 de la Ley 675 de 2001 serán impuestas por la asamblea general o por el consejo de administración, cuando se haya creado y en el reglamento de propiedad horizontal se le haya atribuido esta facultad. 

Mayor información:

Reglamento de Propiedad Horizontal: Artículos 2, 44, 46, 47, 58, 59, 67
Ley 675 de 2001: Artículos 2, 32, 36, 38,39, 50, 55
Decreto 1060 de 2009 (reglamenta artículos 3, 19 y 32 Ley 675 de 2001)

Código Civil: Artículos 2341 a 2359 (Responsabilidad extracontractual)
Ley 222 de 1995: Artículos 22-24 (administradores)

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