Seguros contra riesgos en propiedad horizontal

Sabía Usted que si hoy se incendiara nuestro edificio o quedara destruido por un temblor, mañana nos estaríamos preguntando: ¿y ahora qué vamos hacer?, ¿en dónde vamos a vivir?, ¿cuánto durará la reconstrucción del edificio?, ¿cómo haremos para reconstruir nuestros apartamentos y dotarlo nuevamente de lo necesario?, ¿que será de nuestras vidas?  ¿quiénes son los culpables?

En este terrible escenario suponemos que no ha habido en el edificio o conjunto pérdida de vidas ni lesiones a la integridad física de familiares, allegados, empleados, terceros.

Es una verdad, una realidad, que nuestras vidas y nuestro patrimonios diariamente se ven en riesgo  por una serie de amenazas inciertas e impredecibles, provenientes de la misma naturaleza o de nuestras propias actividades, muchas veces éstas por descuido. En los últimos años hemos sido testigos frecuentemente de atentados terroristas, inundaciones, incendios, terremotos y explosiones no solamente en nuestro país  - donde continuamente estamos amenazados por temblores  -  sino en todo el mundo.

Por desgracia, nunca adquirimos consciencia de esas realidades impactantes, seguramente porque no nos ha sucedido a nosotros o bien porque pensamos que nunca nos pasará nada. Nunca aprendimos a valorar lo que tenemos. Sin embargo, cuando suframos en carne propia la perdida de vida de nuestros seres queridos, de los patrimonios que formamos luchando toda una vida, entonces nos veremos frente a una realidad nueva, desconcertante,  de ruina, traumática, y para la cual nunca nos preparamos,  realidad que trato de describe en el primer párrafo de este artículo.

El propósito de esta publicación es:

• Definir cuáles son los activos de la copropiedad que están amenazados por las diversas fuentes de riesgos que pueda tener un  edificio o conjunto.
• Mostrar cuáles son las responsabilidades que tienen los órganos de administración y los derechos y obligaciones de los copropietarios en esos eventos.
• Estar preparados para cuando se materialice un riesgo en un edificio o conjunto  a fin de reducir los efectos del impacto de su materialización (planes de contingencia).
• Contratar los seguros que nos garantice la la reconstrucción total del edificio lo más pronto posible.

Un edificio o conjunto se deteriora si los bienes comunes, especialmente los esenciales, no son mantenidos de acuerdo al Manual de mantenimiento de la copropiedad.

La falta de mantenimiento es una amenaza, es un riesgo para una copropiedad.  Esas amenazas o fuentes de riesgo materializadas en cualquier momento impredecible puede producir daños y pérdidas a la copropiedad, a los propietarios y a terceros.

La Administración, preferiblemente asesorada por un profesional en seguros de propiedad horizontal, debe tener un inventario de todas las fuentes de riesgo en el edificio o conjunto así como de los daños que puedan ocasionar cada una de ellas a los activos de la copropiedad, de los propietarios y de terceros, y consolidar toda esa información en el Manual de Riesgos de la Copropiedad.

Algunas fuentes de riesgos de eventos futuros, inciertos y posibles en los edificios o conjuntos, y que tienen la capacidad de producir daño son:

• Fenómenos naturales: temblores, terremotos, tornados, volcanes, granizo, hundimiento de tierra, deslizamientos, inviernos prolongados, maremotos.
• Alteración orden público: terrorismo, tenencia de explosivos , revueltas y otras formas de delincuencia, protesta, subversión.
• Agua: fugas de agua, desbordamiento de tanques, abertura accidental de llaves o grifos, bombas de agua, aguas lluvia
• Electricidad: planta eléctrica, cortos circuitos, arcos voltaicos, alto voltaje, electricidad estática cables pelados, incendios
• Gas: explosiones, incendios, envenenamientos y otros peligros debido a la fugas de gas.
• Contaminación aire: auditiva (daños a la salud de los oídos), visuales (cables, basuras, paredes rayadas), humo y cualquier proceso y cambio que afecte al aire.
• Maquinaria y equipos: ascensores, equipos, operación sin la debida capacitación, uso sin autorización, y demás intervenciones preventivas, correctivas  y de seguridad.
• Acciones delictivas de personas: hurto, estafa, falsificación, robos con o sin violencia, atracos en movilización de dinero, actos mal intencionados, y demás delitos contra el patrimonio del edificio por parte de su personal.
• Orden público:  huelga, motín, terrorismo, manifestaciones, disturbios violentos, actos mal intencionados de terceros.

Todas esas fuentes de riesgos, como dijimos, amenazan los activos de la copropiedad, de los propietarios y de terceros. Tienen la capacidad de  menoscabarlos, de  destruirlos parcial o totalmente en el momento menos esperado. Algunos de esos activos que pueden sufrir daños por las amenazas arriba enumeradas son:

• Los bienes comunes esenciales: el terreno, los cimientos, la estructura, las circulaciones indispensables para el aprovechamientos de bienes privados, las instalaciones generales de servicios públicos, las fachadas, los techos y losas que sirven de cubiertas a cualquier nivel, el cerramiento, las porterías, los ascensores, las instalaciones de iluminación, las instalaciones para la basura, las bajantes de aguas lluvias y negras,  los halles de accesos y escaleras y rampas, los parqueaderos, patios, los depósitos, tanques, mejoras permanentes (rampas para tercera edad)
• Los bienes comunes de uso exclusivo: terrazas, cubiertas, patios interiores y retiros. El mantenimiento preventivo de estos bienes está a cargo de los propietarios que los tenga asignados.
• Los bienes muebles y enseres:  sillas, estanterías, y demás utensilios de oficina.
• Los equipos electrónicos: computadores, máquinas de escribir, equipos de oficina, fotocopiadoras, sistemas de comunicación, fotocopiadoras, sistemas de vigilancia.
• Maquinaria:  ascensores, bombas de aguas, transformadores, plantas eléctricas, equipos para extinción de incendios, instalaciones eléctricas y de agua para maquinaria, equipos de gimnasia.
• Los bienes de soporte de información: libros (contabilidad, registro de propietarios, actas), archivos, documentos, medios de almacenamiento de datos de computador, programas (nómina, inventarios, administrativos, financieros).
• Los bienes monetarios : efectivo en caja, cheques, pagarés, letras
• Los bienes privados de los propietarios: muros divisorios áreas apartamento (habitaciones, áreas sociales, cocinas, baños), revestimientos piso (alfombra, piso laminado, porcelanato), revestimiento techo (madera), revestimiento paredes (pintura, enchapados), lavamanos, sanitarios, estufa, calentador, muebles cocina y baños, instalaciones de servicios, arriendos dejados de recibir, contenido (muebles, enseres, electrodomésticos). Si un temblor derriba los muros divisorios de nuestros apartamento, desaparecerían las áreas de este y si las queremos tenemos que reconstruirlos.
• Otros bienes del edificio o conjunto: baños turcos, piscinas, gimnasio

Pero no solamente están en riesgo las estructuras físicas de los edificios o conjuntos y sus contendidos, sino que también lo estań:

• La vida y salud de los propietarios, arrendatarios, sus familias, visitantes, contratistas.
• La responsabilidad civil patronal en que incurra la copropiedad por los eventos que causen accidentes de trabajo a sus empleados en el desarrollo de sus actividades asignadas a ellos.
• La responsabilidad civil de la copropiedad en que incurra por acontecimientos que causen muerte, lesiones personales y daños materiales a terceros.

Los Administradores son los responsable de la administración de los riesgos de un edificio o conjunto. La ley de propiedad horizontal (Ley 675 de 2001) los obliga a:

• Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de conservación  (Art. 51)
• Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica (Art. 51)
• Manejar los asuntos de interés común de los propietarios de bienes privados (Art. 32)

La administración de los riesgos se lleva a cabo mediante planes o programas de mantenimiento, conservación, prevención y seguridad.

Los Administradores tienen la responsabilidad de realizar los mantenimientos del edificio o conjunto de acuerdo a la periodicidad y calidad establecidas en el Manual de Mantenimiento de la copropiedad, para así garantizar su conservación. No deben posponerlos de vigencia en vigencia ni ser ejecutados por contratistas poco profesionales, con el propósito de que las cuotas de administración sean bajas y así les aprueben el presupuesto lo más pronto posible (para evitar nuevas asambleas) o buscando continuar en el cargo. Esto por supuesto trae como consecuencia la destrucción del edificio, su ruina, el detrimento de nuestro patrimonio. Los Administradores responderán por dolo o negligencia a la persona jurídica, a los propietarios y a terceros cuando así actúen.

También es su responsabilidad la adecuación de planes de prevención, seguridad y de contingencia, ojalá asesorada por un experto en seguridad y prevención de desastres, que minimicen el impacto de la materialización de un riesgo, planes tales como:

• Planes de seguridad: señalización y salidas de emergencia, procedimientos evacuación edificio o conjunto, sistemas de  control de acceso, sistemas de vigilancia, sistemas de vídeo, detectores de humo, sistemas de alarmas incendios, protectores contra incendios, alarmas o dispositivos de seguridad, seguridad de la información.
• Manejo de emergencias: actividades y procedimientos destinados a controlar un siniestro en el menor tiempo posible para evitar su extensión y propagación y disminuir los daños y los lesionados, plan para actuar en caso de un desastre, organización y estructuración del plan, comité directivo de emergencias, brigadas de emergencia y bomberos, plan de evacuación piso por piso hasta las salidas de emergencia en forma organizada y coordinada, plan de atención de lesionados. Todos los planes deben ser probados y corregidos.
• Manejo de crisis: plan para evitar caer en estado de confusión, incertidumbre e indecisiones, y así poder adelantar las actividades que permitan la reanudación de la normalidad del edificio, actividades que ayuden a reducir los efectos negativos de un desastre, definición de tareas, roles, responsabilidades del personal en cada piso con un coordinador, sitios desde donde se manejará ese plan.
• Plan de recuperación: plan para la reconstrucción de las propiedades dañadas lo más pronto posible y de la prestación de los servicios de la copropiedad

La destrucción por fenómenos naturales o provocadas accidentalmente se puede amparar mediante seguros, especialmente incendio, terremotos y otrosdel edificio o conjunto en cuestión. Para su reconstrucción,  la ley obliga a:

• La Administración a contratar cada año pólizas de seguros que cubran los bienes comunes del edificio contra esos fenómenos naturales, que por general incluyen también hechos como ciclones, explosiones, inundaciones y otros que dependen de la aseguradora y de la manera como la Administración negocie las coberturas con las compañías llamadas a cotizar.
• La expensa por concepto de la póliza debe incluirse en el presupuesto que se presenta anualmente a la Asamblea Ordinaria. Aquí se decidirá cuales de las cotizaciones presentadas por el Administrador, como mejores propuestas, es la más favorable para la copropiedad, y si la expensa forma parte de la cuota de administración o se programa su pago en 1 o 2 o  3 cuotas. 

La evaluación de las cotizaciones para la póliza de seguros del edificio o conjunto es responsabilidad de la Administración, para lo cual se recomienda altamente un asesor en seguros de propiedad horizontal que conozca la ley 675 de 2001, el mercado de seguros, los riesgos en propiedad horizontal, las coberturas, evaluación de propuestas. Si no es posible ese acompañamiento, entonces debe asesorarse de otros edificios o conjunto similares, y puede seguir el procedimiento que a continuación se presenta.

1. - Determinar el valor de reposición o reconstrucción
Determinar el valor de reposición o reconstrucción por el cual se debe asegurar el edificio o conjunto, a través de un perito de o registrado en la Lonja de propiedad raíz. No debe asegurarse por el valor comercial.

Para esta tarea es necesario que la Administración tenga actualizado cada año el inventario de los bienes comunes del edificio o conjunto, y dentro ellos los bienes susceptibles de ser asegurados.

2. - Seleccionar un grupo de compañías aseguradoras.

Las compañías seleccionadas deben tener a su disposición un abanico de coberturas, experiencia en propiedad horizontal, excelente situación financiera y estabilidad, si los amparos ofrecidos contra uno o más riesgos están reasegurados.

3. - Elaborar solicitud de cotización
En la solicitud indicar los bienes comunes que se requieren amparar, para que fuentes de riesgos, por qué valor, las coberturas que se requieren, los deducibles requeridos, clausulas adicionales.

Acompañar la solicitud con el inventarios de bienes de la copropiedad, las protecciones que tiene actualmente, el manual de mantenimiento, los planes de prevención y seguridad, los estados financieros con notas claras y precisas, copias de la tarjeta profesional del Administrador o contador y del revisor fiscal.

Una solicitud así tendrá propuestas muy concretas.

4. - Invitar a las aseguradoras a presentar sus propuestas
En la citación se debe indicar a los proponentes: El lugar, fecha y hora límites para su recepción, las fechas visitas al edificio o conjunto y:

• Documentos jurídicos requeridos: carta de presentación (ojalá siguiendo un modelo de la copropiedad), certificados de existencia y representación legal, garantía de seriedad, poderes, otros.
• Documentos sobre experiencia: experiencia en siniestros propiedad horizontal, certificaciones edificios o conjuntos
• Documentos situación financiera requeridos: declaraciones renta, certificaciones pagos parafiscales, copia del RUT, estados financieros, fotocopia cédula representante legal, otros.
• Requerimientos técnicos: el nombre del seguro, amparos obligatorios, amparos adicionales, clausulas adicionales, coberturas y alcances, deducibles, clausulas de garantía, procedimiento y requerimientos pago de indemnizaciones, otros.
• Criterios técnicos con los cuales se calificará la calidad técnica de las propuestas: amparos (obligatorios, adicionales), clausulas (aditivas y garantía), pago de siniestro (en cuantos días), condiciones especiales, por ejemplo.
• Criterios de orden económico que se tendrán en cuenta para la evaluación de la calidad económica de las propuestas:  : valor primas, deducibles, mayor vigencia, por ejemplo.

5. - Recibir propuestas
Determinar cuáles cuales de las propuestas recepcionadas cumplen con los requisitos respecto a los documentos requeridos. Las que no cumplan alguno serán rechazadas o pueden formar parte de la evaluación, calificando debidamente la importancia de los documentos.

6. - Definir puntajes máximos a cada criterio de evaluación
En concordancia con el punto 4, se tendrán en cuenta los siguientes criterio:  Experiencia, Situación financiera , Calidad técnica de la propuesta y Calidad económica de la misma.

A cada uno de estos criterios se le asignará un puntaje, de tal manera que la suma de todos ellos no supere a 1000. Para cada criterio de evaluación determinar el puntaje máximo, que depende la copropiedad y del peso que cada una le dé a esos criterios. Ejemplo: Experiencia 100, Situación financiera 150,  Calidad técnica 500, Oferta económica 250.

7. - Definir calificación de criterios de evaluación. A su vez a cada sub-criterio de cada uno de los 4 criterios  principales puede asignarsele un puntaje máximo sin que la suma de aquellos exceda el valor del criterio del cual depende.

Ejemplo para el criterio calidad económica sus sub-criterios se puede calificar como sigue: Valor prima 75 (entre más alta menos puntos), Deducibles (entre más altos menos puntos) 125, Mayor vigencia 50

8. - Calificar las propuestas
Calificar cada propuesta de acuerdo a los criterios de evaluación de los numerales 6 y 7.

9. - Seleccionar las tres mejores propuestas
Ordenar las propuestas de mayor a menor calificación y seleccionar las tres primeras. Resumirlas en un cuadro comparativo de características. Presentarlas a la Asamblea Ordinaria para que seleccione la más favorable, una vez que el Administrador explique las opciones a favor y en contra de cada una de esas propuestas.

Las mejores propuestas no son las menos costosas sino las más favorables para la copropiedad respecto a la calidad técnica de las propuestas. Adicionalmente se caracterizan por:

• Amparar a valores de reposición 
• No aplicar deducibles para incendio y terremoto, y si los aplica que sean sobre el valor de pérdida y el menor valor posible
• Presentar el mayor número de coberturas
• Clausulas adicionales que son beneficiosas para la copropiedad
• Permitir amparar integralmente bienes comunes y privados
• Cubrir destrucción de documentos y archivos de contabilidad, presupuesto, inventarios, manuales
• Cubrir la responsabilidad civil de administradores y contratistas
• Cubrir la responsabilidad extracontractual a terceros
• Amparar infidelidad de empleados
• Cubrir terrorismo, actos mal intencionados 
• No aplicar norma de infraseguro
• Amparar terrenos y suelos 
• Cubrir cuotas de administración después de un siniestro por no pago

10. - Comunicar al contratista finalmente seleccionado

Como se dijo arriba, estas evaluaciones deben realizarse antes de la Asamblea Ordinaria, para poder presentarle las 3 mejores propuestas y una recomendación. El proceso de evaluación de propuestas de seguros debiera empezarse en octubre o noviembre para que los resultados de selección de las mejores propuestas empaten con la iniciación del proceso de presupuesto en enero del siguiente año.

Mayor información:

Reglamento de propiedad horizontal: Artículos 25 a 30

Ley 675 de 2001: Artículos 13 a 15, 50, 51
Código de Comercio: Principio comunes a los seguros

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