Administrador

¿Sabía usted que la administración de un edificio no es para el que tiene voluntad sino para el que tenga conocimiento, experiencia, actitud y vocación de servicio, y que su éxito consiste en informar y estar informado para que podamos mejorar permanentemente y así disfrutar en familia y comunidad la vida que deseamos?

Por ello, mientras el gobierno reglamenta su profesión, lo más importante es que los administradores conozcan el reglamento y la ley de propiedad horizontal (lLey 675 de 2001), conozca las bases nuestra Constitución Política a fin de proteger y respetar los derechos fundamentales de los propietarios y residentes.

También se requiere que los administradores tenga conocimientos elementales de administración, gestión de riesgos, seguridad, contabilidad, presupuesto, llevar llevar archivos (actas de la asamblea, actas del consejo, comité de convivencia), contrataciones (laborales, prestación de servicios, seguros, obras), gestión de cobro de deudas, normas urbanísticas, nuevo Código de Policía y Convivencia.

Igualmente es deseable que los administradores sepan comunicarse, manejar conflictos o situaciones, ser tolerante a la crítica, y estar permanentemente actualizado en las normas de propiedad horizontal y materias relacionadas.

No se necesita administradores que decidan cobrar cuotas de administración bajas para no indisponer a algunos propietarios, o para aspirar nuevamente al cargo. El bienestar común - ahora y en futuro - debe estar por encima de cualquier interés.

Necesitamos administradores que guíen nuestras copropiedades hacia sus propósitos comunes - que es finalmente su bienestar permanente - mediante la planeación, organización, coordinación, dirección y control de las actividades que apuntan al desarrollo armónico de esos objetivos de una manera eficiente, eficaz y transparente.

Y todo lo anterior obedece a que los administradores responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Responderán por mala gestión, falta de cuidado y diligencia, violación de la ley o del reglamento, extralimitación de funciones, incumplimiento de funciones, reclamos laborales  y en general todo aquello que de acuerdo a la ley, a nuestro reglamento de propiedad horizontal o a la vinculación jurídica contractual comprometan los destinos de la copropiedad o causen daños a los propietarios y terceros.

Una buena administración se distingue a la larga por una disminución de las cuotas de administración, mejoras en la calidad de los servicio prestados, mantenimientos de bajos costos, menos reparaciones, uso de la tecnología y una mejor comunicación con los copropietarios.

Los propietarios pueden aspirar al cargo de administrador pero es necesario que estén capacitados en el manejo de la propiedad horizontal y tengan las nociones básicas  y prácticas sobre contabilidad y presupuesto y demás disciplinas arriba mencionadas. No es necesario que sean expertos en propiedad horizontal o administración de empresas o contabilidad o administración financiera sino que conozcan de todo un poco, y que tenga vocación de servicio y sentido común, mientras se reglamenta la profesión de administrador de propiedades horizontales.

Los propietarios que reúnan los requisitos antes mencionados para el cargo de administrador pueden presentar su nombre o el de otros propietarios al Consejo de Administración, quien hará un estudio minucioso de esos candidatos, y de los que este órgano considere, para finalmente nombrar uno y su suplente para el periodo establecido en el reglamento de propiedad horizontal, o para nombrarlo en caso de ausencia o reemplazo o remoción del titular. El suplente reemplazaría al administrador titular  en los eventos de ausencia temporal o definitiva de este.

El consejo, cuando existe en el edificio o conjunto, es el órgano que tiene la atribución de nombrar y remover libremente al administrador.

Por último, entre las funciones del administrador están las siguientes:

1. Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.

Por ley, los Informes de Gestión del Administrador y del Consejo de Administración, los Estados Financieros, el Presupuesto y el Informe del Revisor Fiscal deben estar preparados en el momento en que se haga la citación a Asamblea General. El Administrador antes de la convocatoria debe haber preparado y sometido a consideración del Consejo el informe a la Asamblea, los Estados Financieros y el Presupuesto.

Con base a los informes de gestión y el informe del Revisor, los propietarios podemos enterarnos sobre la situación financiera, administrativa y jurídica de la copropiedad, y una vez que nos enteremos, entonces procederemos a la aprobación de esos informes en la Asamblea.

2. Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto.

3. Poner en conocimiento de los propietarios y residentes del edificio o conjunto, las actas de la asamblea general y del consejo de administración, si lo hubiere.

4. Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.

5. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.

6. Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal.

Una de las funciones más importantes de la Administración es cuidar los bienes comunes. Ese cuidado y conservación se logra mediante la realización oportuna de los mantenimientos a esas áreas, de acuerdo al Manual de Mantenimiento y Conservación del Edificio o Conjunto (entregado por el constructor). Y la vía para lograr el éxito de esa función, es presentado a la Asamblea el Presupuesto de todos los mantenimientos a realizar en la siguiente vigencia de acuerdo al mencionado Manual para su aprobación por la Asamblea.

El cobro de los mantenimientos se hará a través de las cuotas de administración ordinarias.

Los mantenimientos y reparaciones que tengan un alto costo, cuyas cotizaciones hallan sido seleccionados y aprobados por el Consejo de Administración, se pueden programar como cuotas extraordinarias uno o dos años antes  para  aliviar las cuotas ordinarias, obviamente con el consentimiento de la Asamblea.

7. Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.

La facultad más importante del administrador es la de recaudar las cuotas de administración ordinarias y extraordinarias. Su gestión de cobro la inicia enviando oportunamente las facturas de pago, y recordando periódicamente cuantos días quedan para el descuento. Y cuando un propietario entra en mora debe llamarlo, dejarles razones en la portería, visitarlo en su unidad privada, enviarle notificaciones de cobro a los 30, 60 y 90 días de mora, proponerle acuerdos de pago, hacerle seguimiento a estos acuerdos, publicar o hacer llegar a cada unidad de vivienda la lista de morosos. En fin, debe hacer todo lo que sea necesario legalmente antes del cobro ejecutivo a los 100 o 105 de mora directamente o mediante abogado. Hay que cobrar, hay que hacer algo. Esa es la misión esencial del administrador, ese es uno de los mandatos de la ley de propiedad horizontal. No necesita autorización de nadie para actuar, la ley le da esa atribución. Si no ejerce la gestión de cobro, estará incumpliendo la ley, estaría causando un perjuicio a la copropiedad.

8. Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.

Como representante legal de la persona jurídica, el administrador cuenta con las facultades legales para que, de acuerdo a la ley y al reglamento de propiedad horizontal, pueda realizar las acciones necesarias a fin de que esa persona pueda lograr su objeto social. A su vez puede delegar en otras personas algunas de sus facultades otorgando poderes o mandatos al respeto.

9. Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que señale el respectivo reglamento de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en su contra por la asamblea general o el consejo de administración, según el caso, por incumplimiento de obligaciones.

10. Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley, en el reglamento de propiedad horizontal y en cualquier reglamento interno, que hayan sido impuestas por la asamblea general o el Consejo de Administración, según el caso, una vez se encuentren ejecutoriadas.

11. Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular.

12. Las demás funciones previstas en la presente ley en el reglamento de propiedad horizontal, así como las que defina la asamblea general de propietarios.

Mayor información:

Reglamento de Propiedad Horizontal: Artículos 58, 59
Ley 675 de 2001: Artículos 32, 38, 50, 51

Corte Constitucional: sentencias C-127-04 y C-474-04

Código Civil: Artículos 2142-2162 (Mandato)
Código Civil: Artículos 2341 a 2359 (Responsabilidad extracontractual)
Ley 222 de 1995: Artículos 1. 22 y 23 (Normas administradores), 45-47
Código del Comercio: 200, 1074, 1075, 1077

Sabía usted que al nacer tenemos 300 huesos, pero de adulto solo tenemos 206.?